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Esse3 - Verbalizzazione on line e firma digitale

Esse3 - Verbalizzazione on line e firma digitale

Con delibera 253/15368 del 27 luglio 2012 il Consiglio di Amministrazione dell’Università degli studi di Brescia ha stabilito di adottare un nuovo sistema di registrazione informatica degli esami di profitto con firma digitale che abbia le seguenti principali caratteristiche:

  • la procedura di firma sia remota ed integrata con il sistema di gestione degli esami online (Esse3-VOL);
  • il certificato di firma digitale dei documenti informatici sia qualificato e rilasciato - ad ogni singolo presidente di commissione - da un Ente certificatore accreditato dalla Agenzia Digitale per l’Italia (ex DigitPA): l'Ente Certificatore scelto dall'Università degli Studi di Brescia è Infocert S.p.A. che mette a disposizione la procedura di firma remota;
  • la procedura informatica per mezzo della quale i verbali d’esame verranno gestiti e trasmessi per la firma remota è Esse3-VOL (Verbalizzazione On Line) che integra da un lato il sistema gestionale Esse3 e dall’altro la procedura di firma remota di Infocert.

I docenti Presidenti di commissione, che utilizzeranno la firma digitale per sottoscrivere i propri verbali d’esame, dovranno essere in possesso di un certificato digitale che gli verrà opportunamente “consegnato” dagli incaricati alla Registrazione di Ateneo.

La procedura di Registrazione dati finalizzata al rilascio di un certificato di firma digitale (reomota), prevede che Infocert riconosca formalmente la persona a cui sta “consegnando  il certificato”. In tal senso, per eseguire tale riconoscimento, Infocert delega CINECA che agisce in qualità di Ufficio di Registrazione principale che opera su più Atenei e – di conseguenza, in una logica organizzativa formalizzata- l’Università degli Studi di Brescia in qualità di Ufficio di Registrazione secondario.

Le funzionalità di accesso al servizio di firma digitale remota di InfoCert sono integrate nella soluzione VOL di ESSE3. Tali funzionalità non sono rese accessibili ad altri applicativi e non rendono possibile la firma di ulteriori documenti informatici diversi dai verbali d’esame dell’Università degli Studi di Brescia gestiti con Esse3.

Tale limitazione è supportata anche dai certificati digitali stessi  che sono rilasciati con la limitazione standard: "Uso limitato alla firma di documenti informatici dell'Organizzazione indicata nel campo Organization del certificato per l'esercizio delle funzioni relative al ruolo ricoperto dal Titolare". L’organizzazione indicata è l'Università degli Studi di Brescia.

Per il rilascio del certificato, ciascun docente è invitato a presentarsi presso la segreteria del Dipartimento di appartenenza dove, con il supporto dell'Incaricato alla Registrazione locale (Ufficio Registrazione secondario) si procederà con la registrazione dei dati secondo la seguente procedura.

Procedura per il rilascio della Firma digitale

1) L'Incaricato procede al riconoscimento "de visu" del docente.

2) Il docente è tenuto a fornire le seguenti informazioni personali:

  • nome e cognome;
  • data e luogo di nascita;
  • codice fiscale;
  • indirizzo di residenza;
  • estremi del proprio documento di riconoscimento (in corso di validità);
  • indirizzo di posta elettronica personale;
  • numero di cellulare, necessario per la comunicazione via SMS del PIN OTP (One Time Password).

3) L'Incaricato verifica la validità del documento d'identità e del codice fiscale.

4) L'Incaricato procede alla registrazione dei dati presso la Certification Authority (InfocCert).

5) Il docente viene informato degli obblighi che è tenuto ad osservare al fine di garantire il livello di sicurezza del servizio di firma digitale.

6)  il docente dovrà sottoscrivere (in triplice copia) il modulo di richiesta di registrazione dati finalizzato la rilascio del certificato di firma di digitale.

7) Al docente viene consegnata una cartellina contenente i codici di attivazione (PIN e PUK) e il codice di revoca/sospensione del servizio.

8) Il docente riceverà un'email da InfoCert riportante le informazioni utili per completare la procedura di registrazione usando preferibilmente il browser Internet Explorer: consultando il manuale accluso alla presente pagina, il docente dovrà richiedere il primo OTP per poter generare il certificato  e scegliere il PIN di firma. Il docente  dovrà anche accedere al portale ESSE3 per eseguire il test di firma digitale, disponibile nell'area didattica.

Il certificato di firma digitale ha validità di tre anni.

Ufficio Registrazione

Incaricati della Registrazione designati dall'Ateneo:

  • Sig. Renato Veronesi (Servizio ICT), Ufficio Registrazione
  • Sig.ra Sartori Rosa, Dip. di Economia e management (DEM)
  • Dott. Milanesi Emiliano, Dip. di Giurisprudenza (DIGI)
  • Sig.ra Mazzi Maria Luisa, Dip. di Ingegneria Civile, Architettura, Territorio, Ambiente e Matematica (DICATAM)
  • Sig.ra Gandini Milena, Dip. di Ingegneria dell'Informazione (DII)
  • Sig.ra Bescotti Lucia, Dip. di Ingegneria Meccanica e Industriale (DIMI)
  • Sig.ra Mazzi Cristina, Dip. di Medicina molecolare e traslazionale (DMMT)
  • Sig.ra Tiziana Tonoli, Dip. di Scienze cliniche e sperimentali (DSCS)
  • Sig. Gioiosi Claudio,  Dip. di Specialità medico-chirurgiche scienze radiologiche e sanita' pubblica (DSMC)
Assistenza ai soli docenti

Per quanto riguarda le tematiche inerenti la firma digitale quali il completamento della procedura di registrazione che deve eseguire il docente, la perdita del dispositivo o il verificarsi del codice di errore 32 durante il test di firma, i docenti devono contattare l'Incaricato alla registrazione di riferimento.

Normativa di riferimento

Il progetto VOL (Verbalizzazione on-line) rientra nel processo di attuazione del CAD (Codice dell'Amministrazione Digitale) , secondo le linee guide e gli adempimenti emanati dal'Agenzia per l'Italia Digitale (ex-Digit PA).

Maggiori informazioni alla pagina dedicata del sito dell'Agenzia per l'Italia Digitale.