Informativa sulla privacy del servizio di posta elettronica

Informativa sui dati raccolti e privacy

(in conformità con quanto stabilito dal Garante della protezione dei dati personali in "Lavoro: le linee guida del Garante per posta elettronica e internet" del 1 Marzo 2007. Informativa resa ai sensi articolo 13 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e successive modificazioni e integrazioni, e nel rispetto dell'Informativa di Ateneo consultabile alla pagina indicata tra i siti correlati)

I dati richiesti dall’Università sono raccolti in conformità al D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196.

Le competenti unità organizzative provvederanno al trattamento dei dati personali raccolti o estratti, relativamente ai servizi di propria competenza, anche con l'ausilio di strumenti informatici, esclusivamente ai fini del procedimento in oggetto ed in misura pertinente, non eccedente e strettamente necessaria al perseguimento delle proprie funzioni istituzionali.

I dati raccolti relativamente al traffico di posta elettronica sono gestiti in modo da garantire la riservatezza, i diritti e le libertà fondamentali, la dignità degli utenti.

I dati del traffico (esclusi i contenuti dei messaggi) sono conservati conformemente a quanto stabilito dalla legislazione vigente e vengono forniti alle autorità competenti solo nei casi previsti dalla legge. I dati contenenti le informazioni relative alle funzionalità di Sistema sono utilizzati dagli incaricati della gestione del servizio ai soli fini dei controlli di funzionalità (per esigenze organizzative, produttive e di sicurezza).

I dati non vengono utilizzati né per supervisione della attività lavorativa, né per tracciamento di profili professionali.

Attenzione

In fase di attivazione dell’account Google fornisce il seguente messaggio con richiesta di conferma da parte dell’utente:

"Tieni presente che quando utilizzi i servizi Google l'amministratore del tuo dominio ha accesso alle informazioni del tuo account, compresi i tuoi messaggi email. Fai clic su "Accetto" di seguito per indicare di aver compreso le modifiche apportate al tuo account e di accettare i Termini di servizio di Google e le Norme sulla privacy di Google relativi al tuo utilizzo dei servizi aggiuntivi."

Tale messaggio è un avviso standard di Google che precisa che le attività dell'Amministratore del dominio (personale della UOC Reti e Sistemi del Servizio ICT) non sono di competenza di Google, che pertanto non si assume (giustamente) le responsabilità sull’operato dell'Amministratore.

A complemento dell’informativa di Google, si prega di prendere visione della policy di Ateneo riguardo la gestione di tali servizi riportata di seguito.

L’Amministratore dei servizi G Suite for Education presso l’Università di Brescia

  • crea gli account e le caselle di posta per gli utenti e genera le credenziali per il primo accesso;
  • NON può accedere alle caselle di posta degli utenti, né è autorizzato ad accedere ad altri dati personali degli utenti contenuti nelle G Suite for Education (Calendari, Google Drive, etc.);
  • può modificare le credenziali di accesso di un utente SOLO su richiesta esplicita dell’utente stesso (ad esempio se l’utente non riesce più ad accedere al proprio account).

In ogni caso, le attività svolte dall’Amministratore sono registrate in un apposito registro (log) gestito da Google e non modificabile dall’Amministratore, in accordo con le prescrizioni del Garante sulla Privacy.

Avviso di riservatezza della password

La password di accesso deve essere conosciuta solo dal titolare dell'utenza. L'Amministrazione non contatterà mai i propri utenti tramite email per chiedere la password relativa ai servizi di competenza del Servizio ICT. L'ufficio raccomanda di non inserire mai la propria password dopo aver fatto clic su un link contenuto in un'email o che rimanda a un sito non attendibile. Per l'accesso alla casella utilizzare solo le modalità definite nell'apposita pagina web dedicata al servizio di posta elettronica.